PARA: Ein universelles Organisationssystem für deine digitalen Daten

PARA: Ein universelles Organisationssystem für deine digitalen Daten.

Ich möchte euch heute die PARA Methode vorstellen. Sie wurde von Tiago Forte entwickelt und wird in seinem Buch* oder Onlinekurs* Building a Second Brain (auf Deutsch: "Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn") vorgestellt und vertieft. Dieses System ist ein Instrument, um die vielseitigen digitalen Informationen zu verwalten. Ich verwende es mit Erfolg, auch innerhalb meines Teams!

PARA steht für Projekte (Projects), Arbeitsbereiche (Areas), Ressourcen (Resources) und Archiv (Archives).** Dies sind die vier Kategorien, die alle Informationen enthalten, welche ihr verwaltet - sei es für die Arbeit oder in eurem Privatleben (z. B. eure Interessen). Die wichtigsten Merkmale der PARA-Methode sind folgende: Sie ist universell, flexibel, einfach, praktisch, auf allen euren Plattformen anwendbar, ergebnisorientiert und zeitsparend.

Projekte

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Definition: Zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem definierten Ziel und Ergebnis.**

Beispiele: einen Blogbeitrag schreiben; einen Plan für das Projekt XY entwickeln; einen Artikel übersetzen; deinen Lebenslauf fertigstellen; zu einer Konferenz gehen.

Eure Projekte sind typischerweise mit verschiedenen kleineren Aufgaben verbunden. Und die Projekte lassen sich in eure Bereiche einordnen. Es ist wichtig, dass eure Projekte eine Frist für die Fertigstellung haben und dass ihr sie in überschaubare Aufgaben unterteilen könnt.

Arbeitsbereiche

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Definition: Langfristige Verantwortungsbereiche, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern.**

Beispiele: Hobbys, Finanzen, berufliche Entwicklung, Haus, Auto, Produktivität, Schreiben, Gesundheit, Haustiere.

Um das Konzept der Bereiche zu verdeutlichen, hier einige Beispiele:

Das Schreiben eines Blog Beitrags ist ein Projekt; Einen Blog zu führen und unterhalten ist eine fortlaufende Aufgabe, also ein Arbeitsbereich.
Ein Auto zu suchen und kaufen ist ein Projekt. Ist das Auto gekauft, wird es eine fortlaufende Aufgabe (Steuern, Reparaturen etc.), also ein Arbeitsbereich.

Ressourcen

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Definition: Themen von anhaltendem Interesse, zu denen man Informationen sammelt.**

Beispiele: Gewohnheitsbildung; klassische Gitarre; Urban Gardening; Kaffee; Backen; Online-Marketing; Innenarchitektur; Etymologie; usw.

Der Unterschied zwischen Arbeitsbereichen und Ressourcen besteht darin, dass Arbeitsbereiche persönlich sind, Ressourcen hingegen mit jedem geteilt werden können. Ihr könnt einen Finanzbereich mit Informationen haben, die euren persönlichen Finanzen entsprechen, und eine Ressource, die ebenfalls den Titel Finanzen trägt und in der ihr Artikel über Investitionen, Finanzen, Börse usw. aufbewahrt. Diese könnt ihr dann mit anderen Personen teilen, da sie keine persönlichen Informationen enthalten.

Archiv

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Definition: Inaktive Elemente aus den anderen Kategorien, die für zukünftige Referenz aufbewahrt werden.**

Beispiele: abgeschlossene oder inaktive Projekte; Arbeitsbereiche, für die ihr nicht mehr zuständig seid; Ressourcen, die euch nicht mehr interessieren.

Ein Archiv zu haben ist das Beste! Das Archiv ist nicht der Papierkorb. Ihr müsst nicht alles für immer wegwerfen. Sondern ihr könnt dort alles finden, was inaktiv ist oder auf Eis liegt (z. B. aufgeschobene Reisepläne, Projekte, die euch zu langweilig geworden sind...). Wenn ihr etwas für ein anderes Projekt wieder benutzen möchtet oder einfach nur nachsehen wollt, was ihr alles erreicht habt, um etwa eure Bewerbungsunterlagen oder euren Jahresrückblick glänzen zu lassen, findet ihr alles Notwendige in eurem Archiv. Dies war für mich ein sehr subtiler, aber sehr wichtiger Schritt, der mir viel Platz und Ruhe gegeben hat.

Meine persönliche Erfahrung, wenn ich mein Projekte nicht definiere oder sie mit einem Arbeitsbereich verwechsle.

Erstens kann ich nicht wissen, ob ich zu viel oder zu wenig Zeit in ein Projekt investiere. Wenn ich nicht weiss, welche Projekte ich mit meinen Arbeitsbereichen umsetzen will, kann ich nicht einschätzen, ob sie eine Woche oder fünfzehn Minuten in Anspruch nehmen werden. Mit einem Ziel wie "Gesundheit" kann ich kurzfristig nichts planen. Wenn ich jedoch Projekte wie "einen 5-Kilometer-Lauf absolvieren" und "sechsmal pro Woche Gemüse und Salat essen" erstelle, mache ich konkrete und viel leichter zu erreichende Pläne, als wenn ich den Bereich "Gesundheit" beibehalte.

"Ein Projekt, das nicht zu einem Ziel gehört, ist ein Hobby. Und ein Ziel ohne ein Projekt ist ein Traum." Tiago Forte

Zweitens kann ich meine täglichen Schritte nicht mit meinen langfristigen Zielen verknüpfen. Die Idee ist, meine Arbeitsbereiche so in Projekte zu unterteilen, dass ich deren Ziele einfach und gut erreichen kann. Es ist sehr demotivierend, wenn sich meine Aufgabenliste nie verändert. Wenn ich jede Woche kleine Projekte abschliesse, gewinne ich Schwung und Motivation.

Drittens kann ich nicht wissen, ob ich bei der Verwirklichung meiner Ziele Fortschritte mache. Eine sehr aufschlussreiche Übung ist es, eine Liste meiner Projekte zu erstellen und zu versuchen, sie mit meinen Zielen in Verbindung zu bringen.

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Erstellt eure Liste von Projekten auf Papier!
Normalerweise verwendet man mehr als eine App, um ein Projekte umzusetzen. Wenn ihr eure Liste ausserhalb der digitalen Umgebung aufschreibt, bekommt ihr einen besseren Überblick.

Der Schlüssel ist: Definiere deine Projekte oder sie werden dich definieren! Wenn du keine Liste deiner eigenen Projekte hast, wird es andere Leute geben, die Pläne für dich haben, um dir bei ihren Projekten zu helfen. Wenn dir jemand Hilfe anbietet, wirst du nicht wissen, wohin du dich wenden sollst, weil du keine konkreten Pläne hast.

So beginnst du!

Ich möchte euch ermutigen, einen grossen Schritt zu wagen und alle Dateien in einen Ordner mit dem Namen "Archiv" mit dem heutigen Datum zu legen. Das könnte dann etwa so aussehen:

Wenn man alle seine Dateien in einem Archiv ablegt, hilft das bei der ersten Überforderung, da man sich keine Gedanken machen muss, was wohin gehört. Nimm euch daher nicht die Zeit, die Dateien zu ordnen, sondern zieht sie in das neue "Archiv". Bei Bedarf könnt ihr auf die Unterlagen zugreifen und sie aus dem Archiv wieder in die anderen Kategorien verschieben.

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In der PARA Methode geht es darum, opportunistisch zu arbeiten und das zu schaffen, was man zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht, just-in-time!

**In der deutschen Übersetzung Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn* (S. 94) von Tiago ist PARA wie folgt übersetzt:

P - Projects (Projekte): kurzfristige berufliche oder private Vorhaben, an denen Sie gerade arbeiten.
A - Areas (Bereiche): langfristige Verpflichtungen, denen Sie auf lange Sicht nachkommen müssen.
R - Resources (Ressourcen): Themen oder Interessengebiete, die in Zukunft von Nutzen sein können.
A - Archives (Archiv): inaktive Themen aus den drei anderen Kategorien.

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